Langkah Ke-2 yang peru dipersiapkan database pegawai yang merupakan user pengguna IT Service Management. Berikut contoh database User/Pegawai yang meliputi informasi Nama Pegawai, NIP (Nomor Induk Pegawai), Alamat Email, Divisi/Unit Bisnis, Atasan, Daftar User Aplikasi yang dimiliki oleh Pegawai tersebut, dan Histori Ticket Support.
Database pegawai adalah kumpulan data yang menyimpan informasi tentang karyawan atau pegawai dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Database ini dirancang untuk menyimpan informasi penting tentang setiap individu yang bekerja di organisasi tersebut. Informasi yang biasanya disimpan dalam database pegawai meliputi:
- Data Identitas: Nama lengkap, alamat, nomor telepon, alamat email, tanggal lahir, dan nomor identifikasi unik seperti Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
- Data Pekerjaan: Jabatan, departemen atau divisi, tanggal mulai bekerja, status pekerjaan (penuh waktu, paruh waktu, kontrak), dan nomor identifikasi pegawai (ID pegawai).
- Data Gaji: Gaji pokok, tunjangan, bonus, dan informasi lainnya yang berkaitan dengan kompensasi karyawan.
- Data Keuangan: Informasi perbankan untuk penggajian, seperti nomor rekening bank, bank yang digunakan, dan informasi pembayaran lainnya.
- Data Kinerja: Evaluasi kinerja, target pencapaian, rencana pengembangan, dan catatan tentang peningkatan keterampilan atau pelatihan yang telah diterima.
- Data Pendidikan dan Kualifikasi: Riwayat pendidikan, gelar, sertifikat, dan kualifikasi lainnya yang relevan.
- Data Keluarga: Informasi tentang status perkawinan, jumlah anak, dan tanggungan keluarga lainnya.
- Data Kontak Darurat: Nama dan informasi kontak darurat dalam situasi darurat.
- Data Kesehatan: Catatan kesehatan penting atau informasi medis yang mungkin diperlukan untuk keperluan kesehatan dan asuransi.
- Data Pajak: Informasi yang dibutuhkan untuk pelaporan pajak, termasuk jumlah pajak yang dipotong dari gaji.
- Data Absensi: Catatan tentang kehadiran dan ketidakhadiran, cuti, dan izin karyawan.
- Data Pengunduran Diri atau Pemecatan: Catatan tentang tanggal pengunduran diri atau pemecatan karyawan.
- Data Keamanan: Informasi tentang hak akses karyawan ke berbagai area atau sistem dalam organisasi.
- Foto Karyawan: Foto resmi karyawan untuk identifikasi dan keperluan administrasi lainnya.
Database pegawai dapat diakses oleh departemen sumber daya manusia (SDM), manajer, dan orang-orang yang berwenang lainnya untuk mengelola informasi karyawan dan proses bisnis terkait. Sistem manajemen database yang kuat digunakan untuk membuat, mengelola, dan mengakses data ini dengan aman dan efisien. Selain itu, perlu memperhatikan kebijakan privasi dan keamanan data agar informasi karyawan tetap terlindungi dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
